Como enviar um documento para assinatura
No Assinador, você envia um PDF para assinatura eletrônica e acompanha os documentos do escritório. Cada signatário recebe um e-mail para ver e assinar o documento.
Abrir o Assinador
No menu lateral, clique em Assinador. Na Área de trabalho, o cartão Assinador, em Módulos Rápidos, abre a mesma página.
No alto ficam o botão Adicionar documento e as seções Início, Documentos, Pastas e Histórico. No Início, os contadores mostram quantos documentos estão em Esperando signatário e em Assinados.
Enviar um documento
- Clique em Adicionar documento.
- Clique em Escolher arquivo e selecione um PDF de até 50 MB, ou arraste o arquivo para a área indicada. O nome do botão pode mudar conforme o navegador. O documento aparece na pré-visualização. Para trocar o arquivo, clique em Alterar documento.
- Em Signatários, preencha Nome e E-mail de quem vai assinar.
- Em O participante irá, escolha o que essa pessoa vai fazer no documento, como Assinar, e clique em Adicionar. O nome aparece abaixo do formulário. Repita para cada signatário. Para tirar alguém da lista, clique no × ao lado do nome.
- Clique em Avançar.
- Em Data limite, escolha até quando o documento pode ser assinado. Depois dessa data, as assinaturas não são mais aceitas. Escolha a data com um dia de folga em relação ao prazo que você deu aos signatários.
- Em Mensagem, escreva um recado para os signatários, se quiser.
- Clique em Enviar.
- Aparece Documento enviado para assinatura. Para guardar o documento numa pasta, escolha a pasta em Pasta e clique em Salvar na pasta. Se não quiser, clique em Concluir sem pasta.
O que o signatário recebe
Cada signatário recebe um e-mail do serviço de assinatura eletrônica, com o assunto Assinador solicitou sua assinatura: (nome do arquivo).
O e-mail chama o signatário pelo nome e traz o botão ASSINAR DOCUMENTO e um resumo: o nome do documento, a data de criação, a data de expiração, quantas assinaturas faltam e a mensagem que você escreveu.
Acompanhar os documentos
- No Início, em Documentos pendentes, ficam os documentos que esperam assinatura. Clique em Visualizar para abrir um deles.
- Em Documentos, use os botões no alto da lista para ver os documentos por situação: Todos, Em construção, Aguardando Assinaturas, Concluído, Arquivado, Cancelado e Expirado. Cada documento tem os botões Visualizar e Excluir.
- Em Visualizar, a página do documento mostra a situação, a Validade, o Histórico e o PDF. No histórico, cada signatário aparece com o nome, o e-mail e a situação, como Pendente.
- Para mudar o prazo, na página do documento, escolha a Nova data de expiração e clique em Atualizar validade. A nova data não pode ser anterior a hoje.
- Para apagar um envio, clique em Excluir na linha do documento. Na janela Excluir documento, clique em Excluir: o envio é removido. Para desistir, clique em Cancelar.
- Em Pastas, clique em Criar pasta para organizar os documentos do escritório. Dê um Nome e, se quiser, escolha a Pasta pai: a pasta pode ficar na raiz ou dentro de uma pasta principal. Clique em Salvar. Cada pasta tem os botões Renomear e Excluir pasta; só pastas vazias podem ser excluídas.
- Em Histórico, veja as atividades de assinatura do escritório, com data e horário.